Lo Studio Dentistico De Faveri Villanova è una realtà d’eccellenza nel panorama odontoiatrico, conosciuta per la qualità dei servizi e l’approccio orientato al paziente. Con una struttura composta da più reparti interni — dalla segreteria al marketing, fino alla consulenza e preventivazione — era necessario integrare l’intelligenza artificiale in modo efficace, senza creare confusione o sovraccarico informativo.
Contesto
Servizi: Infrastruttura AI interna con chatbot per ogni reparto
Periodo: Marzo 2024 – Giugno 2024
Ruolo Solovera: AI System Architect, Conversational Strategist
Ambiti coinvolti: Segreteria, Marketing, Vendite, Preventivazione
Obiettivo
L’obiettivo era implementare l’AI all’interno dello studio in modo regolato, ordinato e realmente utile, creando un’infrastruttura digitale capace di supportare ogni reparto nelle sue funzioni specifiche, senza sostituire il lavoro umano ma potenziandolo.
Sfida
Ogni reparto aveva esigenze informative e operative diverse
Il team doveva avere accesso all’AI, ma senza perdere controllo o generare disorganizzazione
Era fondamentale creare un flusso chiaro, affidabile e facile da usare per tutti i membri dello staff
Soluzione
Solovera ha progettato e implementato una struttura agentica interna, basata su più chatbot dedicati. Ogni agente AI ha un ruolo definito e risponde solo alle richieste pertinenti alla propria area:
Chatbot Segreteria: creazione di comunicazioni orari, appuntamenti, info pazienti, documentazione
Chatbot Marketing: supporto contenuti
Chatbot Vendite & Consulenze: assistenza nelle conversazioni pre-trattamento, con guida alla formulazione delle proposte
Chatbot Preventivazione: raccolta dati, elaborazione delle opzioni, supporto alle simulazioni economiche
Tutti i chatbot sono stati addestrati con contenuti, procedure e linguaggio interno dello studio, garantendo coerenza, privacy e facilità d’uso. L’interfaccia è centralizzata, accessibile solo allo staff, e ogni reparto ha il proprio canale AI riservato.
Risultati
- Introduzione dell’AI in modo strutturato e sicuro, senza resistenze interne
- Riduzione del tempo di gestione delle attività ripetitive fino al 40%
- Aumento della precisione e coerenza nelle comunicazioni interne
- Maggiore autonomia dello staff grazie a risposte rapide e sempre aggiornate
- Regolamentazione dell’uso dell’AI come strumento operativo, non improvvisato
“L’AI ci sembrava qualcosa di distante, ma con Solovera l’abbiamo integrata davvero nel nostro lavoro quotidiano. Ogni reparto ha il suo supporto virtuale, e lo staff lo usa con naturalezza. È stato un cambio di passo reale.”
Team De Faveri Villanova
Studio Dentistico